Vrednovanje gradiva
Pojam vrednovanja gradiva podrazumijeva postupak kojim se određuju rokovi čuvanja gradiva i utvrđuje koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskog gradiva.
Upravljanje svojim dokumentarnim gradivom uređuje svaki stvaratelj za gradivo koje nastaje njegovim radom donošenjem posebnih PRAVILA za upravljanje dokumentarnim gradivom. Način donošenja tih pravila regulira čl. 5. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020).
Popisi gradiva
Arhivsko zakonodavstvo utvrđuje stvarateljima i posjednicima dokumentarnog i arhivskog gradiva obvezu izrade:
- Popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja
- Popisa cjelokupnog gradiva
Popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja
Obvezu izrade ovih popisa te način utvrđivanja rokova čuvanja definira i detaljno uređuje Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020) člancima 6.- 8. Ovaj popis stvaratelji su dužni dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje.
Popis cjelokupnog gradiva
Obveza dostave popisa cjelokupnog gradiva državnim arhivima propisana je člankom 11. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, a detaljnije razrađena čl. 12.-13. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020). Ovu vrstu popisa stvaratelji su dužni dostavljati nadležnoj arhivskoj ustanovi jednom godišnje.