Temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019) stvaratelji i posjednici arhivskog gradiva dužni su:

• osigurati da javno dokumentarno gradivo koje posjeduje bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu u skladu s odredbama ovoga Zakona

• osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog dokumentarnoga gradiva

• utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnoga gradiva u digitalnom obliku

• osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik

• obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu uvid u stanje gradiva

• tijelo koje donese akt o prestanku rada stvaratelja ili posjednika dokumentarnog i arhivskoga gradiva dužno je odrediti drugo tijelo javne vlasti ili pravnu osobu kao posjednika toga gradiva ili donijeti odluku o osiguranju uvjeta i sredstava za čuvanje i zaštitu gradiva sukladno odredbama ovoga Zakona

Uvjeti i način stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja, pretvorbe u digitalni oblik, izlučivanja dokumentarnog te uvjete i način predaje arhivskoga gradiva iz članka 16. ovoga Zakona kao i obvezu stvaratelja da odredi osobu koja obavlja stručne arhivske poslove utvrđuje Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/2020).