Pod pojmom arhivskog gradiva podrazumijevamo zapise nastale tijekom redovitog poslovanja, prije svega pravnih, ali i fizičkih osoba, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanstvene oblasti, ali i za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i zajednica bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i vrsti nosača zapisa.

Javnim arhivskim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti.

Za razliku od arhivskog gradiva čija je osnovna karakteristika trajna vrijednost, pojam dokumentarnog gradiva podrazumijeva cjelinu zapisa nastalih radom stvaratelja (uključujući i onaj dio zapisa koji će se nakon određenog broja godina odbaciti - izlučiti).

Pri tom pojam zapisa uključuje: spise, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrte, crteže, plakate, tiskanice, filmove i videozapise, zvučne zapise, mikrooblike, strojnočitljive zapise, datoteke, uključujući programe i uređaje za njihovo očitanje.

Stvaratelji arhivskog gradiva su sve pravne i fizičke osobe koje imaju određeni značaj, s obzirom na svoju djelatnost i funkciju u određenom društvenom i vremenskom kontekstu, a koji su svojim radom stvarali ili još stvaraju zapise koji zadovoljavaju, pozitivnim arhivskim zakonodavstvom utvrđene kriterije vrednovanja.

Posjednici arhivskog gradiva su sve pravne i fizičke osobe koje posjeduju arhivsko gradivo, a koje nisu nužno i stvaratelji tog istog gradiva.

Svaki državni arhiv na području svoga djelovanja utvrđuje popis stvaratelja i posjednika javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva.